Доверенное лицо. Немного о работе помощника руководителя

Должность "личный помощник руководителя" занимают, как правило, опытные сотрудники с административным бэкграундом - бывшие секретари, офис-менеджеры, делопроизводители. Это своего рода "повышение" для профессионалов, достигших потолка в своей сфере, но желающих двигаться дальше по карьерной лестнице.

Личный помощник руководителя - это не просто секретарь, а фактически "правая рука" главы компании. Его задача - избавить руководителя от рутинной работы, чтобы тот мог сконцентрироваться на стратегических вопросах управления. Ассистент может выступать в роли заместителя директора, решая многие вопросы самостоятельно.

Специфика должности зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Для одних руководителей важно, чтобы помощник занимался документооборотом, для других - выполнял личные поручения. В крупных компаниях может быть целый отдел, подчиняющийся личному бизнес-ассистенту руководителя.

Основные обязанности личного помощника руководителя включают:

• Прием, проверку и систематизацию входящей документации, доклад о ее исполнении
• Подготовку ответов на письма и запросы, передачу распоряжений руководства
• Контроль за сроками исполнения поручений
• Прием и обработку заявлений сотрудников
• Подготовку документов к совещаниям, ведение протоколов
• Координацию посещений кабинета руководителя
• Обеспечение сохранности документов и их архивирование
• Сопровождение рабочего графика руководителя
• Создание комфортных условий для работы начальника

Также помощник может выполнять и другие задачи по поручению руководителя, в зависимости от специфики деятельности компании.

Должность помощника руководителя подразумевает следующие права:

• Получать информацию об изменениях и решениях начальства, касающихся его обязанностей
• Вносить предложения по совершенствованию своей деятельности
• Запрашивать необходимую документацию и сведения в других подразделениях
• Обращаться к руководству за содействием при возникновении трудностей

В случае ненадлежащего исполнения обязанностей на помощника могут быть наложены взыскания в соответствии с трудовым законодательством.

Кандидат на должность помощника руководителя, как правило, должен иметь:

• Высшее образование в сфере администрирования, делопроизводства или смежных областях
• Опыт работы на административных должностях не менее 3 лет
• Знание основ трудового законодательства, делопроизводства, офисных программ
• Навыки грамотной письменной и устной речи
• Владение одним или несколькими иностранными языками
• Для работы на уровне заместителя директора - понимание специфики бизнеса компании

Преимуществом также является наличие красного диплома престижного вуза и дополнительных сертификатов в областях, связанных с должностными обязанностями.

Личный помощник руководителя должен обладать следующими качествами:

1. Высокий уровень культуры и грамотная речь. Этот критерий является одним из ключевых, ведь помощник постоянно взаимодействует с разными людьми.
2. Коммуникабельность и стрессоустойчивость. Ассистенту приходится общаться с множеством контрагентов, поэтому важно умение выстраивать конструктивные отношения и сохранять спокойствие в напряженных ситуациях.
3. Внимательность и отличная память. Помощник работает с большими объемами информации, должен замечать мелкие детали и держать в голове множество фактов.
4. Интеллект и эмоциональный интеллект. Ассистент должен быть компетентным собеседником, понимать контекст происходящего и чувствовать эмоциональное состояние окружающих.
5. Абсолютная преданность и исполнительность. Помощник руководителя является доверенным лицом и должен безоговорочно выполнять поручения начальника.
6. Умение хранить конфиденциальную информацию. Доступ к личным и финансовым данным руководителя накладывает особую ответственность.

Наличие психологической совместимости с руководителем также является важным фактором успешной работы.

Размер заработной платы помощника руководителя зависит от нескольких ключевых факторов:

1. Объем и сложность возложенных на него обязанностей. Чем больше круг задач и ответственность, тем выше оплата труда.
2. Размер и финансовое положение компании-работодателя. Крупные, успешные организации предлагают более высокие оклады.
3. Уровень квалификации, опыта и личных качеств конкретного сотрудника.

В среднем по России зарплата помощника руководителя составляет около 30-50 тыс. рублей в месяц. В Москве и Санкт-Петербурге этот показатель может достигать 60-100 тыс. рублей.
Также возможны различные премии, бонусы и социальные пакеты, предоставляемые работодателем. Все зависит от политики компании и ценности конкретного сотрудника для руководителя.

У личного помощника руководителя, как правило, не так много возможностей для карьерного продвижения. Во многом его дальнейшая судьба зависит от личного отношения и доверия начальника.

Если помощник полностью соответствует требованиям руководителя, тот, скорее всего, не захочет его отпускать. В таком случае единственный вариант - постепенное повышение уровня дохода и статуса внутри компании.

Более амбициозные сотрудники могут попытаться перейти в другие сферы - маркетинг, HR, юриспруденцию. Но для этого потребуется преодолеть сопротивление начальства, которое не заинтересовано в потере ценного помощника.

В редких случаях личный секретарь может занять должность заместителя директора, но для этого необходимо серьезно вырасти как профессионал и управленец.

Еще один вариант - открытие собственного бизнеса. Накопив достаточно опыта и связей, помощник руководителя может реализовать свои идеи и стать успешным предпринимателем. В этом случае он сам будет нанимать личного ассистента.

Должность личного помощника руководителя - это не просто рутинная работа с документами, а возможность стать незаменимым звеном в управленческой цепочке компании. От профессионализма и личных качеств этого сотрудника во многом зависит эффективность деятельности всего предприятия.

Помощник руководителя должен обладать не только техническими навыками, но и высоким уровнем культуры, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью, вниманием к деталям и преданностью делу. Только такой сотрудник сможет стать настоящей "правой рукой" руководителя и помочь ему сосредоточиться на стратегических вопросах.

Перспективы карьерного роста для личного помощника ограничены, но при определенных условиях он может попробовать себя в других сферах или даже открыть собственное дело. В любом случае, эта должность требует особых качеств и навыков, которыми должен обладать каждый, кто хочет стать незаменимым помощником руководителя.